5+6/2012 l Vol.18  |   Dental Economics, Gestión
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El robo "hormiga" en la clínica dental

Autor: Javier Lozano Zafra

 

En ocasiones los dentistas, como profesionales

sanitarios colegiados, se sienten ‘lejanos’ respecto a

problemáticas frecuentes en negocios de características

similares...

 

...desde el punto de vista empresarial, como pueden ser los comercios, en los que todos reconocemos la existencia de pequeños robos, que llamaremos ‘hormiga’ por su frecuencia y pequeña cuantía, bien por parte de clientes o de empleados de los propios establecimientos.

Esto, en parte, se debe a la existencia de dinero en metálico o efectivo, en cantidades normalmente pequeñas, que en ocasiones puede ser una tentación para un cliente o empleado, respecto a lo que los dentistas suelen pensar que “a mi eso no me puede pasar, mis trabajadores llevan muchos años conmigo”, o “tengo controlado todo el dinero que entra en la clínica, es imposible”.

Sin embargo, la situación real es bien distinta. A falta de estudios en nuestro país, podemos referirnos, por ejemplo, a artículos de la Asociación Dental Americana[i] y otras corporaciones científicas estadounidenses[ii],[iii], que sugieren que la probabilidad de que un dentista sufra robos ‘hormiga’ a lo largo de su carrera profesional asciende a más de un 50%, habiéndose detectado en las encuestas realizadas hasta un 35% de dentistas que han reconocido un problema de este tipo.

50 eurosEn este sentido, debido a las características propias del sector odontológico, en el que no se ofrece un producto, sino un servicio, los robos por parte de terceras personas no suelen ser frecuentes, y escapan al contenido de este artículo, en el que abordaremos aquellos casos en que la persona que está cometiendo los robos ‘hormiga’ es un trabajador que cuenta con la confianza de la persona que lo está contratando.

Imagine que el empleado o empleada en el que más confía, que hace horas extra sin problemas, que apenas toma vacaciones, y en quien deposita numerosas gestiones, ha estado haciéndose con parte de sus ingresos de forma secreta durante semanas, meses o, incluso, años. ¿Qué pensaría?

La reacción inicial ante un hecho de este tipo suele ser de enfado, frustración e ira, pero, en la mayoría de las ocasiones, pasados unos días los dentistas suelen intentar no difundir el asunto y olvidarlo lo más pronto posible, para evitar la ‘vergüenza’, algo que, por otro lado, no ayuda a trasladar a otros compañeros cómo prevenir o resolver circunstancias de este tipo.

El presente artículo busca ofrecer una serie de pautas e instrucciones para ayudarle a advertir signos de robos ‘hormiga’ que pueden poner en peligro la viabilidad de su clínica dental, de su carrera profesional, y la de las personas que dependen de su trabajo diario con usted.

¿Quién está a salvo? La respuesta a esta pregunta es fácil de contestar: nadie.

El profesional dental medio no es un experto empresario, sino una persona con unos amplios conocimientos clínicos con que tratar a sus pacientes, lo que dificulta detectar este tipo de situaciones, entre otras cosas porque numerosas gestiones administrativas suelen delegarse, confiando en la buena fé de nuestros empleados que, en ocasiones, puede no ser tal. Entre estas, podemos citar:

  • relaciones con compañías aseguradoras
  • ingresos de efectivo en la entidad bancaria
  • cierre de caja al final del día
  • contabilidad de gastos e ingresos (básica, para la asesoría)
  • pago de pequeños gastosde mantenimiento

Es por ello que, sin el ánimo de generar alarmismo, es conveniente conocer los cauces más frecuentes a través de los cuáles se produce el robo ‘hormiga’, para poder detectar anomalías y evitar circunstancias desagradables no sólo para el propietario de la clínica, sino también para la persona que comete un error y cae en una dinámica de pequeños hurtos sistemáticos.

Por otro lado, hasta el empleado más fiel y que tiene una mayor relación con la persona que lo está contratando puede, en un momento de debilidad, o de un problema económico personal, pensar que la solución más sencilla a sus problemas es retirar algo de dinero de la caja o, incluso, defraudar a una compañía aseguradora en su favor, ambos hechos delictivos.

 

hasta el empleado más fiel (...) en un momento de debilidad

puede(...) pensar que la solución más sencilla a

sus problemas es retirar algo de dinero de la caja...

 

Es por esto que, en muchas ocasiones, este tipo de situaciones se detectan cuando una clínica se traspasa, y el nuevo dueño detecta irregularidades contables; cuando el profesional titular de la misma decide contratar los servicios de una auditoría externa para mejorar su rentabilidad; o, de forma general, en situaciones que escapan a la rutina diaria de una clínica.

Detección temprana

Es complejo prever un robo ‘hormiga’, en tanto que, como veremos más adelante en este artículo, puede plantearse de las formas más ingeniosas y disparatadas posibles, siendo importante para una detección precoz examinar el perfil de nuestros empleados y su situación en la clínica para estar atento a signos de alarma [iv]:

  • Personal ‘súper-dedicado’ a la clínica. Personas que nunca toman vacaciones, o sólo lo hacen cuando la clínica está cerrada, que hacen innumerables horas extra cuando no hay nadie en la clínica, y que van a trabajar incluso enfermos, pueden revelar una actitud de cometer fraude.
  • Personal con adicciones o actitudes compulsivas. Por ejemplo, el que cierra la pantalla del ordenador conforme nos acercamos, o juega mucho a juegos de azar (Euromillones, lotería, cupones…). Igualmente debemos prestar atención a consumo elevado de alcohol y otras drogas.
  • Personal excesivamente controlador. Personas que rechazan la informatización de la clínica, al asesor o al contable externo, o cambios en la gestión del dinero.
  • Personal con problemas económicos. Puede ser que viva por encima de sus posibilidades, que reciba llamadas (incluso en horario laboral) reclamándole pagos, o que tenga a su cónyuge en paro.

Medidas básicas de prevención

Aunque, como hemos indicado anteriormente, el robo ‘hormiga’ y cualquier otras forma de fraude se diseñará siempre para saltar las medidas de seguridad de cualquier clínica dental, existen algunas actuaciones que pueden dificultar los robos, sin que esto suponga una sobrecarga de trabajo[v] para el profesional dental[vi]

En cualquier caso, es importante recordar que este tipo de hechos ocurren con frecuencia, no siendo fácil prestar atención a nuestros pacientes y a los cientos de gestiones que diariamente tienen lugar en nuestra clínica dental, por lo que resulta difícil evitar estos robos.

Es por ello que no debemos sentir la desazón de que hemos dejado desatendida nuestra clínica en los casos en los que esto ocurra: como ya hemos apuntado, se trata de un hecho difícil de evitar y de resolver sin ayuda profesional externa[vii].

Tipos de robos hormiga

Tal y como señalábamos anteriormente, el robo ‘hormiga’ se diseña expresamente para cada clínica, de forma que no es posible establecer un patrón de actuaciones, aunque sí podemos y debemos estar alerta ante los signos antes señalados en nuestros empleados, y hemos también de implementar las sencillas medidas preventivas antes descritas.

No obstante, esto no resulta un impedimento para encontrar situaciones dispares de robos ‘hormiga’ como las que han sufrido clínicas dentales en los últimos años (y se han detectado):

1. Caja para pequeños gastos

El dinero que suele usarse para comprar revistas con las que actualizar las de la sala de espera, para adquirir útiles de limpieza en el supermercado más cercano, o para abonar pequeños envíos a agencias de paquetería, puede sustraerse fácilmente en pequeñas cantidades, sin que exista un control sobre ella, pudiendo además justificar una falta de dinero puntual con cualquier excusa.

Dinero en el bolsillo2. Pagos en efectivo [viii]

  • Un paciente realiza un pago en metálico por un tratamiento, que el trabajador ingresa directamente en su bolsillo, sin anotarlo en nuestro programa informático.

Esto es algo particularmente sencillo en el caso de una limpieza bucal, una radiografía, o incluso un blanqueamiento, tratamientos que en posteriores revisiones no se ‘echarán en falta’.

De esta forma, si nadie coteja la caja diaria, semanal o mensualmente, no se detectarán este tipo de anomalías.

  • Un paciente realiza un pago en metálico por un tratamiento, que el trabajador ingresa directamente en su bolsillo, anotándolo en nuestro programa informático como pagado por su aseguradora.

El trabajador puede después solicitar el pago a la aseguradora por un concepto ficticio, de forma que se está incurriendo en un delito de fraude a la aseguradora y, además, se retrasa el ingreso de la cantidad en la cuenta hasta que se reciba ese pago (con la consecuente pérdida de liquidez para la clínica, ya que el cobro, que habría sido inmediato se retrasa hasta que la aseguradora abona el tratamiento).

  • Un paciente realiza un pago en metálico por un tratamiento, que el trabajador marca con un descuento (el 10%, el 20%, o incluso el 100%), ingresando en su bolsillo el porcentaje de descuento, y el resto, o nada, en la caja de la clínica.

3. Compras a proveedores

  • Si el trabajador es el encargado de realizar las compras, puede realizar un pedido a un depósito dental con determinados objetos para, posteriormente, devolver algunos… y pedir el reintegro del dinero en su propia cuenta corriente, o a través de un cheque que cobrará personalmente.
  • El trabajador puede realizar compras de objetos o servicios personales por pequeños importes, incorporarlos al listado de facturas y tickets, y que el asesor fiscal no distinga el origen de los mismos.
  • Si la selección de los depósitos dentales con los que se trabaja depende del empleado, éste puede crear uno, comprar los materiales a un tercero, y cargar a la clínica un porcentaje extra por los mismos productos.
  • Pagar una factura dos veces por transferencia, en los casos en los que el empleado es el responsable de esta tarea, y después reclamar al depósito que devuelvan el importe pagado de una de ellas en otra cuenta es algo también fácil de hacer… y difícil de controlar.

4. Tarjetas de crédito

  • En ocasiones, se ha comprobado como empleados de clínicas dentales realizan compras con las tarjetas de crédito de los pacientes.
  • Igualmente, se han detectado ocasiones en las que la tarjeta del profesional, empleada con relativa frecuencia para realizar pequeñas compras para la clínica, se emplea para más cosas, no distinguiéndose en el recibo mensual todos los gastos efectuados.

5. Aseguradoras médicas [ix]

  • Solicitar tratamientos extraordinarios a una aseguradora que no ha tenido actividad en un periodo concreto y cambiar la cuenta de cobro a una personal es una de las posibilidades que se han descubierto en clínicas dentales con robos ‘hormiga’.
  • Como se ha indicado anteriormente, también se ha descrito la sustitución en los libros de cuentas, en la hoja de caja, o en el programa informático, de pagos en efectivo por pagos de aseguradoras, que hacen que el balance sea el mismo,a costa dedefraudar a la aseguradora.

6. Transferencias, cheques…

El fraude electrónico es cada vez más frecuente en todos los niveles de la sociedad, habiéndose producido casos de datafonos que pueden desviar los ingresos a dos cuentas distintas, una de la clínica y otra personal, o incluso empleados que mantienen el líquido de sus nóminas fijo, pero aumentan el bruto, de forma que a la hora de hacer las transferencias el importe no varía, pero sí lo hacen las retenciones, y los costes salariales para la clínica.

La importancia de los recursos humanos

La sociedad asiste regularmente a escándalos financieros donde miles de millones de cualquier divisa en cualquier país escapan al control de grandes empresas donde se supone una revisión exhaustiva de la contabilidad, lo que debe hacernos ver que estamos mucho más expuestos de lo que pensamos a situaciones de este tipo.

Es por ello que cada día es más importante prestar atención a las necesidades y las situaciones de nuestro equipo de trabajo, siendo esto especialmente necesario en el caso de nuevas incorporaciones a nuestra clínica dental, en los que deberemos comprobar las referencias aportadas en los currículos de nuestros futuros empleados [x].

Es raro encontrar anomalías, pero lo cierto es que ocurren, y que incluso a nivel de grandes ejecutivos de multinacionales vemos cómo pueden exhibirse en el currículo títulos que no se han conseguido, cosa que también puede pasarnos a nosotros, habiéndose descrito numerosos casos de personas sin titulación alguna que se hacían pasar por auxiliares de clínica e higienistas dentales [xi], incurriendo en delitos de intrusismo profesional [xii] que, por otro lado, nos muestran cómo se trata de una persona en la que, de antemano, no podemos confiar para trabajar codo con codo.

De este modo, contrastar referencias, algo que es cada vez más sencillo gracias a internet - que nos permite enviar correos electrónicos a antiguos empleadores o detectar anomalías en la carrera profesional de un entrevistado - debe formar parte de cualquier proceso de contratación. Una vez más, el dentista medio puede no disponer de formación para ello, ante lo que decidirá recurrir a profesionales externos que realicen este proceso de selección, garantizando la incorporaciónde personal honestoy trabajador que desempeñe su función con eficiencia.

Porque, incluso a pesar de esto, si después de años de trabajo juntos la tentación de sustraer una ‘pequeña’ cantidad de dinero está ahí, haremos bien en seleccionar a las mejores personas para trabajar a nuestro lado y, por supuesto, en valorar y potenciar su esfuerzo para conseguir que se realice trabajando a nuestro lado y conseguir entre todos llevar nuestra consulta hasta lo más alto.


[i] Protecting your dental office from fraud & embezzlement. American Dental Association.

[ii] Sullivan, J. Can you judge crooks by their cover? Chicago Dental Society Review, pp. 21-23. 1995.

[iii] Ratliff, M. Embezzlement: benefits beyond the fringe. Journal of the Oregon Dental Association, p. 30. 1994.

[iv] Hiltz, W. How to tell if embezzlement is happening in your office. The profitable dentist. pp. 36-37. 2012.

[v] Harris, D. Everything you need to know about Orthodontic office embezzlement. Prosperident.

[vi] Gunn, S. Embezzlement wake-up call. Dental Economics.

[vii] Boyd, S. An interview with David Harris, Canada’s “Dental Fraud Guru”. British Columbia Dental Association Magazine. pp 8-9.

[viii] Mattson, C. Embezzlement: no longer easy targets. Penwell Publishers. 2010.

[ix] Hiltz, W. Insurance fraud in the dental office. Dental Practice Management. pp. 20-21. 2006.

[x] Doherty, HF. Embezzlement prevention – To catch a Thief! Dentistry Today. 2010.

[xi] Entrevistaa Luis Miguel Sacristán. RevistaHigienistas.com. Último acceso a http://www.revistahigienistas.com/11entrevistas.asp en enero de 2013.

[xii] Lorenzo, M. Intrusismo Profesional: La tragedia para la salud de los pacientes  Último acceso a http://www.revistahigienistas.com/new/23-editorial.asp en enero de 2013

 


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